Auditoria de Processos para Controle de Estoque

Define-se Auditoria, quanto a origem, como uma palavra advinda da língua latina “audire”, que significa ouvir. A palavra Auditoria provém da língua inglesa, mais precisamente do verbo inglês “to audit”, que significa examinar, ajustar, corrigir, e/ou certificar.

A Auditoria está atrelada historicamente à atuação sobre resultados da área Contábil-Financeira, por esta razão muitas conceituações de Auditoria até pouco tempo atrás detinha-se neste foco.

Ao longo dos anos, o conceito e definição de Auditoria sofreu, e ainda vem sofrendo, evoluções, desprendendo-se de uma atuação com foco Contábil, e passando para uma abordagem global e sistêmica da organização.

A maior abrangência evolutiva dos conceitos de Auditoria é um reflexo da necessidade que os administradores das empresas têm em possuir uma unidade de Auditoria Interna para assegurar que os Controles e procedimentos internos adotados nos Processos executados estão propícios para garantir eficiência e eficácia das áreas organizacionais, Estoques por exemplo, bem como para que estas (áreas) possam fornecer informações precisas e no tempo hábil, visando subsidiar os gestores da empresa nas tomadas de decisões em prol do cumprimento de missões, objetivos e metas individuais (visão funcional, por setor ou área) e gerais (visão sistêmica, o todo). 

A Auditoria Interna é uma atividade independente e objetiva que presta serviços de avaliação (assurance) e de Consultoria e tem como objetivo adicionar valor e melhorar as operações de uma organização.

A Auditoria auxilia a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos Processos de Controle.

.De acordo com o presente conceito, a Auditoria Interna tem como função principal avaliar o processo de gestão, no que se refere aos seus diversos aspectos referentes a melhoria das Operações e Controles, apontando eventuais desvios e vulnerabilidade às quais a organização está sujeita.

 “Mas, qual a definição de Auditoria Interna de Processos?”. 

Consiste em um processo contínuo de avaliação das ações, procedimentos e métodos inseridos em categorias de Processos organizacionais, a nível Operacional, Tático e Estratégico, com o intuito de informar à Administração se as diretrizes planejadas estão efetivamente e adequadamente implantadas, bem como da existência de fatores indesejáveis que interfira de alguma forma na eficiência e eficácia da organização.

Tais conceitos sugeridos de Auditoria Interna de Processos foram desenvolvidos na visão de poderem ser aplicáveis em organizações de qualquer porte e segmento, entretanto, pode-se e deve-se adotar o que melhor reflete e/ou enquadra-se à realidade organizacional.

O posicionamento da Auditoria Interna, numa visão atual do seu funcionamento, centra a sua atenção, não na Auditoria aos órgãos da empresa, mas às atividades / Processos que esta exerce.

 Nesta concepção, a Auditoria Interna constitui uma função de apoio à gestão e, além de importante, tornou-se imprescindível no mundo empresarial atual, visto que assessora as empresas na obtenção de eficiência e eficácia dos Processos e recursos internos.

Os Estoques constituem um dos principais Ativos de toda e qualquer organização. Por constituir Ativos importantes, se faz necessário uma ação eficaz de Auditoria para determinar as quantidades e a qualidade dos mesmos, assim como conferir a exatidão dos cálculos referentes a seus valores.

Recomenda-se que a empresa deva buscar uma organização em seus Processos internos no sentido de controlar e fazer vigilância permanente de seus Estoques, sua guarda, manuseio e movimentação.

O Controle de Estoque, portanto, deve ser racionalmente dimensionado, não podendo ser maior do que o necessário para que a empresa não comprometa o seu Capital de Giro nem muito pequeno para que não comprometa o suprimento das necessidades da empresa.

O descontrole dos Estoques pode ocasionar sérias consequências à, empresa, como o aumento de custos e de despesas financeiras, ociosidade de recursos e redução da lucratividade.

Outro aspecto que deverá ser mensurado nos Estoques são perdas, provocadas pelas rupturas, furtos, erros operacionais, avarias e alguns outros tipos de desperdícios. Também deverão ser consideradas as normas contábeis, cujas operações precisam está em conformidade com a legislação vigente.

Uma das principais diferenças entre a empresa atual e a antiga é a constante procura de melhoria nos desenhos dos Processos, eliminando atividades que não agregam valor.

Os Processos, necessariamente, devem ser desenhados de forma que sejam ágeis, flexíveis e de baixo custo. Assim sendo, desperdício zero, sem atividades não conformidade.

As empresas precisam necessariamente concentrar esforços na busca de seu aprimoramento, não apenas com inovação tecnológica, mas também com a eliminação de desperdícios (Filosofia JIT) que consiste em todo insumo consumido de forma não eficiente e não eficaz.

Pode-se elencar uma infinidade de tipos de desperdícios nos Estoques; desde a falta de Treinamento do Operacional até a não observância da validade de alguns dos itens no Estoque.

As atividades envolvendo a área de Estoques oferecem ao Auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver recomendações construtivas, visando ao aprimoramento dos Controles e Redução de Custos da empresa que estar sendo Auditada.

Em virtude da grande concorrência existente em qualquer setor da economia e da necessidade que as empresas têm em controlar os seus Ativos, a Auditoria de Estoques passou também a ser utilizada como uma ferramenta estratégica de gestão.

Nos mais variados tipos de negócios, a Gestão de Estoques foi por muito tempo relegada a um segundo plano. Roubo, furtos, desvios, avarias, cadastro irregular de produtos, erro de digitação, negligência no recebimento (entrada de mercadorias) e a displicência na operação de caixa são fatores que dia-a-dia comprometem o Controle de Estoque resultando consequentemente em perdas econômicas e financeiras.

Esses aspectos também tem sido objeto alvo da Auditoria e da Controladoria interna principalmente de Negócios varejista.

Ainda no tocante ao Negócio varejista o Estoque se destaca como sendo um item alvo para Redução de Custos, não apenas pela sua relevância dentro do Custo Total frente à margem das empresas, mas principalmente, pelo valor imobilizado nesta conta do Ativo pois afeta diretamente o retorno sobre o capital dos cotistas/acionistas.

Outro fator importante para evidência do custo financeiro do Estoque é o mercado global dos últimos anos do século XX, que foram marcados pelas taxas recordes de juros reais.

No Brasil, a situação tem sido ainda mais difícil, pois o governo por inúmeras vezes vem recorrendo ao aumento da taxa básica de juros, como forma de frear o consumo para impedir a volta da inflação.

No entanto, esta medida também aumenta os juros do mercado em geral e torna o custo de Estoque caro em comparação aos países desenvolvidos.

A forma pela qual o Auditor se satisfaz quanto à existência efetiva dos Estoques é a contagem física.  Não importa quão eficiente é o sistema de registro contábil dos Estoques empregado pela organização, a contagem física faz-se necessária para assegurar que o registro contábil reflita com propriedade exata a existência física.

O inventário físico refere-se à contagem de materiais de um determinado grupo ou mesmo todos os itens em estoque para confronto com a contabilidade. Ele tem dois objetivos específicos, sendo o levantamento real da situação do Estoque para ser levado ao balanço da empresa e uma Auditoria da situação do Estoque e procedimentos desenvolvidos no Almoxarifado. 

O inventário físico, tem sua relevância pois essa atividade está presente e é uma preocupação em todos os tipos de empresa. Ele representa um procedimento de Controle que visa apurar as responsabilidades das pessoas que custodiam os bens da empresa. Daí é recomendável que os participantes da contagem não sejam as pessoas responsáveis pela custódia dos Estoques.

Um bom sistema de Controle interno, as empresas utilizam o Processo de inventários permanentes rotativos, objetivando reduzir custos e evitar a paralisação durante o balanço geral. Porém, existem algumas outras que fazem inventários físicos de todos os bens do Estoque apenas no final ou próximo do final do exercício social.

O Estoque normalmente se configura como um dos maiores itens do Ativo do balanço e, sendo constituído de grande variedade de itens, diversificados quanto à sua natureza e tamanho, exigirá muito trabalho, demandando boa organização e grande atenção para o bom êxito do serviço. 

Nesse sentido, cabe ao Auditor observar o desenvolvimento do inventário físico do Estoque, determinando com exatidão as classificações desse inventário.

Para concluir, esse artigo revela a importância da Auditoria de Estoques, bem como as principais técnicas utilizadas para comprovar as veracidades dessas informações.

São apresentados conceitos sob a ótica de alguns autores para compreender a importância da Auditoria dos Estoques, pois representa uma ação importante para aferir os investimentos, na formação do capital de giro e no impacto da determinação do lucro real das empresas.

O levantamento específico de produtos/mercadorias é o valioso instrumento, utilizado na Auditoria fiscal-contábil, que envolve não apenas as mercadorias existentes nos estoques, mas também o fluxo de entradas e saídas. Segundo LIMA, (1988, p.29) é “a fórmula que consiste no acompanhamento físico da circulação de mercadorias, criteriosamente especificados, a fim de que o fisco possa concluir pela regularidade ou não do lançamento tributário.”

A aplicação desse procedimento, se faz necessário que o contribuinte auditado, esteja obrigado a cumprir a obrigação acessória de emitir notas fiscais sempre que promover saídas de mercadorias, a qualquer título.