A implantação de sistemas ERP e a conseqüente integração dos processos e funções têm impacto sobre toda a organização e reflexos diretos sobre as áreas de Tecnologia da Informação (TI), que tradicionalmente têm-se dedicado ao desenvolvimento de sistemas e a seu suporte. A implantação de produtos prontos (“pacotes”) reduz as necessidades de desenvolvimento e aumenta as de suporte. Ao mesmo tempo, tem ocorrido uma mudança de visão: as áreas de TI deixam de atuar como “mago” de tecnologia para transformar-se em viabilizadores de processos de negócio. A transição para esses novos papéis pode ser politicamente difícil e exige que o pessoal de TI tenha, além de certas habilidades técnicas, conhecimento de negócios.
A decisão de implantação de um sistema ERP só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades dos sistemas ERP. Além disso, é muito importante que as empresas considerem, desde o início da implantação, os impactos que a redefinição dos processos e a introdução do sistema terão na estrutura, cultura e na estratégia da organização.
Na implantação, para se moldar o sistema, deve-se levar em conta as necessidades, desenho dos processos da empresa e as funcionalidades que o software oferece. Na maioria das vezes os processos da empresa têm que ser remodelados para que se chegue o mais perto possível dessas funcionalidades.
Com isso a primeira medida a ser tomada será os módulos que serão instalados já que as características modular do ERP, permitem que cada empresa utilize apenas os módulos que julgarem necessários, podendo adicionar novos módulos no futuro, de acordo com a necessidade.
Mesmo com a customização, a solução pode não atender a alguns requisitos específicos das empresas. Nesses casos, as empresas precisam utilizar outros sistemas complementares ou abandonar seus requisitos específicos e adotar processos genéricos.
As fases que compõem o Modelo da etapa de implantação proposto são:
Planejamento – essa é a fase em que são desenvolvidos os planos, definidos os procedimentos e mobilizados os recursos materiais e humanos para a execução do projeto.
Desenho da solução – nessa fase, desenvolve-se uma visão de alto nível dos processos de negocio, capaz de atingir os objetivos estabelecidos usando o sistema ERP como tecnologia de base.
Construção – compreende a configuração do sistema ERP para suportar os processos de negocio definidos na fase de Desenho da Solução.
Teste de implantação – abrange a execução dos testes finais do sistema, do treinamento dos usuários e da substituição dos sistemas em operação pelo sistema ERP.
As atividades consideradas num Projeto de Implantação são as seguintes:
Gerência do Projeto: uma gestão eficiente é o fator mais forte para o sucesso de qualquer projeto. As responsabilidades são planejar e controlar todas as atividades da implantação.
Redesenho de Processos: é normalmente a que engloba a maioria das pessoas e que toma maior atenção no projeto. Porque é a mudança dos processos de negocio que traz o beneficio para a empresa.
Tecnologia de Informação (TI): é a responsável por desenvolver e operar a infra-estrutura tecnológica (computação, rede, software, etc.) para suportar o sistema ERP nas etapas de implantação.
Gerenciamento de Mudanças: muitas empresas decidem não utilizar as atividades de gerenciamento de mudanças em um projeto de implantação de um sistema ERP. Pois o ritmo de mudança é muito acelerado e superam a capacidade natural de absorção dos indivíduos. Esse engano poderá ser fatal para a implantação do Projeto.
Treinamento: a utilização de um sistema de informação depende da capacidade dos usuários entendê-lo e explorá-lo. Os treinamentos são orientados para qualificar a os usu-ários, o treinamento normalmente envolve conhecimentos funcionais e técnicos do sistema.
O Processo de Gestão de Mudança para implantação é um processo complexo e bastante dispendioso, pois envolve normalmente toda a empresa. Ele auxilia no melhoramento em suas funções internas e garante a qualidade e menores incidências de problemas durante a implantação do ERP.
Esta fase do projeto e a fase seguinte, de implantação do sistema são extremamente delicadas, pois envolvem mudanças de hábitos arraigados na organização e a adoção de uma nova cultura de informação, com o compartilhamento do conhecimento, processos e informações. A gestão dessas mudanças são fatores críticos de sucesso para a implantação bem sucedida dos sistemas ERP.
O fator psicológico deste processo nas PESSOAS. Este é um dos pontos mais importantes a ser considerado, pois o fator psicológico é o que você deve dar muita atenção. Não adianta você ter o melhor software do mundo se as pessoas não querem que a implantação aconteça. Lembre-se, os processos, atividades, controles, são feitos por pessoas. O processo de implantação em alguns casos pode ser muito frustrante. Geralmente quando ocorre uma implantação, os usuários já estão acostumados com suas rotinas e muito resistentes às mudanças. É preciso que o líder tenha a habilidade de criar um ambiente motivador, onde as pessoas possam estar interessadas em ver e proporcionar os resultados.
Autores - (ZANCUL; ROZENFELD, 1999); (COLANGENO FILHO, 2001) ; (PERSONA MARIO, 2008) E (AMARAL DELANO, 2012).
